Sebelum menghadiri sebuah acara atau kegiatan, Anda pasti sering mendapatkan surat undangan, baik untuk acara ulang tahun, pernikahan, hingga untuk menghadiri rapat. Namun, tahukan Anda surat undangan itu apa? Surat undangan adalah surat permohonan yang diberikan kepada organisasi atau individu untuk menghadiri suatu acara yang dilengkapi dengan hari, tanggal, waktu, dan tempat. Surat undangan sendiri terbagi menjadi surat undangan resmi dan tidak resmi. Surat undangan resmi biasanya ditulis dengan formal dengan struktur yang rapi. Lalu, bagaimana menulis surat undangan resmi dengan struktur yang tepat? Serta apa yang membedakan surat undangan resmi dan tidak resmi? Cari tahu jawabannya dalam artikel ini! Struktur Surat Undangan Resmi Untuk memudahkan penerima memahami pesan yang disampaikan dalam sebuah surat, tentunya dibutuhkan struktur penulisan yang baik dan benar. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam struktur surat undangan resmi, antara lain Kop Surat Kepala surat penting untuk dicantumkan dalam penulisan surat undangan resmi sebagai bentuk identitas dari pengirim surat. Kop surat atau kepala surat umumnya berisikan logo, alamat, hingga nomor telepon sebuah lembaga atau organisasi. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat Tempat dan tanggal pembuatan surat biasanya ditulis pada bagian kanan atas setelah kop surat. Tujuan dari penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat adalah meminimalisir risiko ditolaknya surat dan mengetahui urgensi dari surat tersebut. Nomor Surat Nomor surat umumnya disesuaikan dengan nomor berkas yang memiliki ikatan dengan surat tertentu. Nomor surat sebagai tanda yang dituliskan berupa angka atau gabungan huruf. Hal Surat atau Perihal Hal surat atau perihal memudahkan penerima surat untuk mengetahui tujuan dari pembuatan surat tersebut. Alamat Surat Alamat surat dapat ditulis dengan tepat beserta nama penerima untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman surat. Salam Pembuka Salam pembuka ditulis pada bagian kiri dan diakhiri dengan tanda koma ,. Salah satu contoh salam pembuka adalah “Dengan hormat,”. Isi Surat Pada bagian isi surat, Anda dapat menyampaikan maksud dan tujuan dalam penulisan surat. Dalam hal ini, bagian isi surat dari surat undangan resmi dapat juga memuat secara singkat acara apa yang akan dihadiri oleh penerima surat, beserta tanggal, tempat, dan waktu pelaksanaan. Penutup Penutup surat digunakan untuk mengucapkan terima kasih sebagai salam penutup dari surat Anda. Nama Pengirim Nama pengirim surat undangan resmi terletak pada bagian bawah kiri yang disertai dengan tanda tangan dan cap organisasi. Perbedaan Surat Undangan Resmi dengan Surat Undangan Tidak Resmi Pada umumnya, surat undangan resmi dan tidak resmi memiliki fungsi yang sama yaitu untuk mengundang organisasi atau individu menghadiri sebuah acara. Akan tetapi, surat undangan resmi dan tidak resmi memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Setidaknya terdapat 5 pembeda antara surat undangan resmi dan tidak resmi. Tata Bahasa Tata bahasa yang digunakan dalam penulisan surat undangan resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang tepat sesuai dengan PUEBI. Sedangkan, untuk surat undangan tidak resmi dapat menggunakan bahasa yang yang digunakan sehari-hari. Gaya Bahasa Penyampaian Isi Surat Undangan Dalam bagian isi, surat undangan resmi menggunakan bahasa formal, tidak bertele-tele, dan jelas. Hal ini bertujuan agar pembaca dapat langsung mengetahui maksud dan tujuan dari surat yang diterimanya. Lain halnya dengan surat undangan tidak resmi. Pengirim surat bisa menggunakan bahasa informal yang diselipkan dengan kata kiasan sehingga surat tidak langsung menyampaikan maksud dan tujuan. Struktur Surat Undangan Seperti yang telah dipaparkan di atas, surat undangan resmi memiliki struktur dengan sistematika yang jelas. Sebaliknya, surat undangan tidak resmi tidak memerhatikan struktur penulisan sebagai hal yang penting dalam pembuatan surat. Tujuan Pembuatan Surat Undangan Surat undangan resmi biasanya dibuat untuk mengundang organisasi atau individu menghadiri acara yang bersifat penting dan harus diikuti, seperti rapat, seminar, dan pertemuan penting lainnya. Namun, surat undangan tidak resmi biasanya dibuat untuk mengundang perseorangan menghadiri acara yang bersifat pribadi. Penggunaan Atribut Surat Undangan Surat undangan tidak resmi bersifat bebas dan tidak mengikat sehingga tidak perlu mencantumkan atribut tambahan seperti logo organisasi. Akan tetapi, untuk surat undangan resmi wajib menggunakan logo, cap, atau stempel organisasi sebagai tanda bahwa surat tersebut merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi. 5 Contoh Surat Undangan Resmi Surat undangan resmi biasanya digunakan untuk beberapa kepentingan atau kegiatan yang bersifat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi. Berikut adalah beberapa contoh surat undangan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi resmi 1. Contoh Surat Undangan Resmi Pemerintah Pemerintah Kota … Dinas … Alamat Nomor telepon / email Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nomor Perihal Kepada Yth. Nama Di tempat Dengan hormat, Dalam rangka mengadakan festival yang akan dilaksanakan di kota … sebagai salah satu sarana promosi pariwisata. Kami bermaksud untuk mengundang … untuk turut serta berpartisipasi menjadi peserta. Sehubungan dengan hal tersebut, peserta dapat hadir pada Hari … Waktu … Tempat … Kami harap Bapak/Ibu … dapat hadir dalam festival yang kami selenggerakan. Terima kasih. Kepala Dinas … TTD Nama Lengkap 2. Contoh Surat Undangan Resmi Perusahaan Nama Perusahaan Alamat Perusahaan No. Telp/Email/Website Perusahaan Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nomor … Perihal … Lampiran … Kepada Yth Nama Lengkap Penerima Jabatan Penerima Perusahaan Penerima Dengan hormat, Sehubungan dengan laba perusahaan yang mengalami penurunan, maka kami mengundang seluruh kepala divisi PT … untuk hadir dalam rapat yang dilaksanakan pada Hari/Tanggal … Waktu … Tempat … Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya rapat ini maka Bapak/Ibu diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. Direktur Nama Perusahaan TTD Nama Direktur NIP 3. Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah Departemen Pendidikan Nasional Nama Sekolah Alamat Sekolah No. Telp Sekolah Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nomor … Lampiran … Hal … Kepada Wali Murid Kelas … Di tempat Dengan hormat, Melalui surat ini kami memberi informasi bahwa pengambilan laporan hasil belajar siswa rapor akan dilaksanakan pada Hari/Tanggal … Waktu … Tempat … Demikian undangan ini disampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. Kepala Sekolah TTDNama Lengkap 4. Contoh Surat Undangan Resmi Universitas Nama Universitas Fakultas Alamat Universitas No. Telp/Email/Website Universitas Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nomor Lampiran Hal Kepada Yth. Nama Lengkap Di tempat Dengan hormat, Kami segenap pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas … akan mengadakan acara …. Oleh karena itu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu … sebagai pembicara dalam acara yang akan kami laksanakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka kami harap Bapak/Ibu … dapat hadir dan mengisi materi pada Hari/Tanggal … Waktu … Tempat … Demikian undangan ini kami buat dengan harapan Bapak/Ibu dapat hadir. Atas kehadiran dan partisipasi Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. Ketua BEM TTD Nama Lengkap 5. Contoh Surat Undangan Resmi Rumpun Tetangga RT Pemerintah Kota … Kelurahan … Kecamatan … RT … Alamat Perumahan Tempat, Tanggal Bulan Tahun Nomor Lampiran Hal Kepada Yth. Nama Lengkap Penerima Dengan hormat, Sehubungan dengan musim hujan saat ini, terdapat beberapa titik sumbatan sampah yang dapat menyebabkan banjir. Oleh karena itu, semua warga perumahan … wajib melakukan kerja bakti bersama untuk membersihkan lingkungan. Adapun agenda kerja bakti ini terdiri dari memangkas rumput, membersihkan selokan, dan merapikan halaman rumah kosong. Maka dari itu, diharapkan partisipasi Bapak untuk berpartisipasi pada Hari/Tanggal … Waktu … Tempat … Besar harapan kami seluruh warga perumahan … dapat hadir dan turut berpartisipasi dalam menjaga kebersihan lingkungan. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih. Ketua RT TTD Nama Lengkap 4 Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Surat undangan tidak resmi dapat dibuat oleh siapa saja yang bertujuan untuk mengundang individu atau kelompok secara bebas. Berikut adalah beberapa contoh surat undangan tidak resmi yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan 1. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Pernikahan Kepada Yth. Nama Penerima Di tempat Sehubungan dengan acara pernikahan Putra/Putri kami, besar harapan kehadiran Bapak/Ibu sekalian pada Hari/Tanggal Waktu Tempat Melalui undangan ini, kami mohon bantuan Bapak/Ibu sekalian untuk terlibat dalam mempersiapkan acara pernikahan hingga selesainya acara. Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini, mohon untuk hadir tepat waktu. Atas perhatian Bapak/Ibu sekalian, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, TTD Nama Pengirim 2. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Arisan Dear Nama Lengkap, Dalam rangka mempererat tali persahabatan, diharapkan Bapak/Ibu Nama dapat hadir dan ikut dalam acara pembukaan kegiatan arisan yang akan dilaksanakan pada Hari/Tanggal Waktu Tempat Demi kelancaran acara, harap Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu. Terima kasih. 3. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Perayaan Hari Raya Untuk Seluruh Keluarga Untuk mempererat tali persaudaraan, mari saling berkumpul dan bertemu pada saat perayaan Nama Hari Raya. Saya dan keluarga akan menggelar open house yang akan diselenggarakan pada Hari/Tanggal Waktu Tempat Besar harapan kami seluruh keluarga dapat hadir. Terima kasih. Dengan cinta, Nama Pengirim. 4. Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Syukuran Untuk Nama Penerima Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan karena telah memberikan rezeki yang berlimpah. Pada kesempatan kali ini, kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu Nama untuk hadir dalam acara syukuran penempatan rumah baru yang akan dilaksanakan pada Hari/Tanggal Waktu Tempat Besar harapan kami Bapak/Ibu berkenan untuk hadir. Terima kasih. Hormat kami, Nama Pengirim Kesimpulan Surat undangan resmi maupun tidak resmi digunakan untuk mengundang organisasi, individu, atau kelompok tertentu untuk hadir dalam suatu kegiatan atau acara. Surat undangan resmi dibuat dalam bentuk yang formal dengan struktur yang tepat. Struktur surat yang tepat merupakan hal esensial dalam surat undangan resmi yang bertujuan untuk memudahkan pembaca memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Sedangkan untuk surat undangan tidak resmi bersifat fleksibel yang menggunakan bahasa sehari-hari. Surat undangan tidak resmi bisa digunakan oleh siapapun kepada siapapun yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kegiatan. Selain surat undangan, Anda bisa melihat contoh surat untuk keperluan lainnya disini! Written by Verencia Augusta Edited by Muhammad Rifqi Rneanda